Kako poslati follow up email bez nelagode? Imamo 6 super korisnih savjeta koji će vam pomoći
POSLOVNI SAVJETIScenarij u kojem smo se vjerovatno svi zatekli jeste da nakon što pošaljete nekome email tražeći razgovor ili neke povratne informacije, često ne dobijemo odgovor.
Bilo da se obraćamo koleginici na poslu, klijentu, školskom kolegi ili čak starom prijatelju, koliko god frustrirajuće i razočaravajuće bilo, nedostatak odgovora ne znači da vas ignorišu.
Važno je zadržati perspektivu. Ljudi često žongliraju sa nizom važnih poslova i ličnih odgovornosti stoga naš email vjerojatno ne ulazi među prvih 10 na njihovoj listi prioriteta.
Ipak i dalje može biti neugodno ponovo poslati email da podsjetimo na prijašnji email, posebno ako to trebate učiniti više puta, ali follow up je jednako važan kao i slanje prvog emaila.
Samo slanje emaila nekome sa porukom ‘Hej, jesi tu?' ili ‘Jesi li možda vidio moj email?' vjerojatno nije najbolji pristup.
Slično kao i bilo što drugo i follow up ima neka pravila kojih se morate pridržavati ako želite dobiti odgovor.
Evo nekoliko ključnih koraka koje morate imati na umu kada šaljete podsjetnik ili email nekome po drugi (ili treći, ili četvrti) put.
PRIČEKAJTE 2-3 DANA PRIJE PONOVNOG JAVLJANJA
Vašem potencijalnom klijentu ili kolegi mogao je promaknuti vaš email među gomilom adresa koje svakodnevno prima, zato im dajte malo vremena da vam se jave prije nego što započnete sa kreiranjem novog maila.
U idealnom slučaju, dovoljno je ostaviti im rok od 2-3 radna dana, nakon čega im možete poslati prvu dodatnu email poruku, ljubazno ih pitati jesu li imali priliku pogledati vašu prethodnu poruku.
Foto: unsplash.com
PRIZNAJTE SEBI TRUD I VRIJEME I UVIJEK ZAHVALITE
Kada ne dobijete odgovor na email ni nakon slanja višestrukih follow up mailova, prirodno je da se osjećate pomalo ljutito ili razdraženo, ali ne dopustite da se to odražava na vašem radu. Bez obzira na to koliko je sjajan vaš email ili kako je lijepo formulirana vaša prezentacija, neki ljudi jednostavno neće odgovoriti.
Vi se ipak svaki put zahvalite na izdvojenom vremenu. Možda čitaju vaše emailove, ali čekaju onu ‘jednu’ stvar zbog koje žele da vam odgovore.
NEKA BUDE SAŽET EMAIL
Ne vrtite se oko riječi, brzo pređite na stvar i recite im zašto im šaljete email. Često ljudi zaborave odgovoriti na emailove koji zahtijevaju dugotrajan odgovor, pa im treba vremena da odgovore.
Potrudite se da vaš mail ne bude takav. Trebao bi biti sažet, govoriti o jednoj stvari sa uvjerljivim pozivom na akciju kako bi vam mogli dati brz odgovor.
Uključite samo informacije koje bi vaš potencijalni klijent ili osoba kojoj šaljete mail trebao znati i koje će uvjeriti ih da odgovore. Dakle, zadržite samo relevantne informacije.
Foto: rawpixel.com
ISKORISTITE MOĆ INTERPUNKCIJE VEĆ U PRVOM MAILU
Vjerovali ili ne, više od čitanja, mnogi ljudi pregledavaju email kako bi vidjeli ima li tu nešto smisleno ili lagano da se čita. To znači da bi vaš email trebao biti strukturiran u formatu koji se lako čita, kako bi se potencijalno mogao brzo pregledati i razumjeti.
Boldirajte važne informacije i koristiti tačke za nabrajanje kako biste naveli ključne informacije koje će pomoći drugom licu da brzo shvati sve. Kratke rečenice i odlomci također olakšavaju čitanje jer dugačke rečenice praktički čine tekst izazovnim za razumijevanje.
Foto: unsplash.com
NAČIN PISANJA MAILA
Ton se lako može pogrešno protumačiti putem emaila, stoga vodite računa da kreirate email koji zvuči prijateljski i pristojno.
Smatrajte svoju poruku blagim guranjem.
Zamislite da primite email koji kaže: "Molimo da pošaljete povratne informacije do četvrtka", nasuprot "S obzirom na vaše iskustvo s ovakvim projektima, voljela bih dobiti vaše povratne informacije o dosadašnjem poslu. Ovo bi bila veliki korak za moj tim i mene, pa vam zahvaljujemo što biste poslali svoje mišljenje do četvrtka. ”
Prva poruka je neutralna i potencijalno bi je se moglo shvatiti kao zahtjevnu, dok je druga nešto optimističnija i zahvalnija, a ujedno i laskava za primatelja, ali bez pretjerivanja.
Ne zaboravite da prilikom pisanja emaila ne odstupate od glavne teme i nikada ne pokazujte ton razočaranja ako ne odgovore.
Foto: unsplash.com
POKUŠAJTE USPOSTAVITI KONTAKT NA DRUŠTVENIM MREŽAMA
Neko ko ne odgovara na email možda je otvoren za komunikaciju na platformama poput Twittera, Instagrama ili LinkedIna.
Dakle, umjesto da na email pošaljete dodatnu napomenu, razmislite o tome da na Twitteru pošaljete sažetu i direktnu poruku, ali ne zaboravite da poštujete granice.
***
Naslovna fotografija: @wfhwithjess
Tekst: Ilda Lihić-Isović