Sutra u Rijeci počinje Women’s Weekend, a dok vi tek planirate koje panele želite slušati i s kim ćete popiti prvu kafu između programa, mi smo zavirile u onaj dio festivala koji se rijetko vidi.
Finalne pripreme.
Produkcija, dolasci govornika, tehnički detalji i posljednje promjene u programu odvijaju se paralelno, a organizacijski tim ulazi u fazu u kojoj više nema prostora za odgađanje.
Ove godine festival okuplja više od 150 govornika iz cijelog svijeta i oko 1000 posjetitelja, ali organizatorice kažu da brojke nisu ono što definira Women’s Weekend.
Nevena Rendeli Vejzović , direktorica Women’s Weekend festivala
Zato smo ih zamolile da nas povedu iza kulisa i otkriju nekoliko situacija iz priprema koje publika obično nikada ne vidi.
Od onih trenutaka kada plan ne ide po planu, do odluka koje se uvijek donose u posljednjem trenutku.
Jedna stvar bez koje Women’s Weekend nikada ne bi bio to što jeste?
"Mi možemo osmisliti okvir, ali sadržaj i smisao nastaju tek kada se sve te žene susretnu na jednom mjestu i tada kreće priča Women’s Weekenda."
Jedan ‘fail’ iz priprema koji je na kraju ispao win?
"Prošle godine nam je u posljednji trenutak otkazala potvrđena Janica Kostelić – i to u terminu koji je bio među najtraženijima u programu.
U tom trenu sve je izgledalo kao scenarij iz noćne more. No umjesto panike, dogodila se spontanost.
Na pozornicu smo pozvali Ognjena Bagatina, Marijanu Batinić, Antoniju Blaće i Martinu Silov koji su pričali o svojim najvećim poslovnim i životnim “failovima”.
Rezultat? Svi prisutni su cijelo vrijeme umirali od smijeha i na kraju panel je, paradoksalno, postao jedan od najkomentiranijih i najvoljenijih na festivalu.
Tada smo se još jednom podsjetile da u ovakvom projektu nema prostora za paniku – samo za brzu reakciju.
Kad djeluješ smireno i fokusirano, stvari se poslože."
Koji se izazov pojavi svake godine, iako ste bili uvjereni da ste ga ovaj put riješili?
"Vrijeme. Svake godine iskreno vjerujemo da smo krenule ranije, da imamo dovoljno prostora, da smo uhvatile ritam. I onda nas stvarnost sustigne – produkcija, potvrde dolazaka, promjene letova, tehnički detalji koji se pojave niotkuda.
Koliko god planirale unaprijed, dinamika priprema uvijek nas iznova podsjeti da savršen raspored postoji samo na papiru.
U stvarnosti je ključno ostati smiren, brz i spreman prilagoditi se."
Naučile smo da improvizacija nije znak slabosti u organizaciji, nego dio ozbiljne strategije.
Kada je veći izazov za tim: na startu, dok se sve tek gradi ili pred sam festival?
"Š to je Women’s Weekend bliže, izazov je veći. Na početku postoji prostor za strategiju, razradu i kreativno promišljanje. Ideje se slažu, koncept se brusi i sve djeluje kao da ima dovoljno vremena.
No kako se datum približava, sve se pretvara u intenzivnu utrku s vremenom – a vremena je uvijek manje nego što bismo željele.
Lista zadataka ne nestaje, samo postaje konkretnija i osjetljivija na svaki detalj. Tada više nema ‘stignemo’, nego ‘rješavamo odmah’.
U tim danima tempo se ubrzava, fokus izoštrava, a tim postaje potpuno sinkroniziran. Upravo u tom završnom odbrojavanju, kada adrenalin raste, najjasnije se vidi koliko je Women’s Weekend velik, kompleksan i važan projekt – i koliko smo svi spremni dati da svaki njegov dio bude na razini koju publika očekuje.
Ove godine dolazi više od 150 govornika iz cijelog svijeta i 1000 posjetitelja.
Ponekad se i sami iznenadimo kako to 'hendlamo'."
Koliko se program mijenja u hodu i gdje povlačite granicu između fleksibilnosti i kaosa?
"Program se mijenja više nego što publika može pretpostaviti – no naša je ambicija da se to nikada ne primijeti.
Fleksibilnost je sastavni dio procesa jer radimo s ljudima, njihovim rasporedima i stvarnim životnim okolnostima.
Granica postoji onog trenutka kada promjena više ne podiže kvalitetu sadržaja, nego služi isključivo brzom rješavanju situacije. Tada zastanemo, sagledamo širu sliku i vratimo fokus na ono što dugoročno čini Women’s Weekend relevantnim i snažnim."
Postoji li odluka koju uvijek ostavljate za zadnji trenutak i zašto?
"Finalni raspored panela po dvoranama i satnicama.
Iako je konstrukcija programa postavljena ranije, konačnu odluku donosimo tek kada osjetimo puni puls festivala – kako teme “dišu”, gdje se preklapaju interesi i kakav ritam želimo postići.
Taj završni potez često najviše oblikuje iskustvo publike."
Koliko ste puta rekli: “Ma neće se to desiti”… i desilo se baš to?
"Više puta nego što bismo priznale. Od tehničkih detalja do vremenskih (ne)prilika.
S vremenom smo naučile da svaka rečenica koja počinje s “Ma sigurno neće…” zapravo znači samo jedno – vrijeme je da pripremimo plan B. I C.
Predprošle godine, usred večernjeg tuluma, oglasio se požarni alarm. Srećom, radilo se o lažnoj uzbuni, no vatrogasci su, potpuno ozbiljno i profesionalno, stigli na lokaciju.
Ono što nismo očekivale bila je reakcija dijela sudionica – koje su bile uvjerene da vatrogasci nisu stvarna intervencija, nego unaprijed dogovorena zabavna (čitaj striperska) točka u festivalskom programu.
Napetost se u sekundi pretvorila u smijeh i oduševljenje, a situacija je završila bez stresa – ali s anegdotom koja uključuje i spontanu vožnju vatrogasnim vozilom kroz grad.
Postoji li govornik/-ica koju ste dugo željeli dovesti, ali ste čekali pravi trenutak?
"Postoje imena o kojima razmišljamo godinama, ali kod Women’s Weekenda važnije nam je da se poklope kontekst i tema nego da ‘odradimo’ veliko ime.
Prava vrijednost dolazi onda kada priča koju osoba nosi snažno odjekne s onim kroz što žene u regiji prolaze upravo sada.
Kada osjetimo tu podudarnost – znamo da je vrijeme. Od početka smo željeli dovesti Milenu Radulović jer je i naš početak koincidirao s balkanskim me too pokretom koji je ona pokrenula.
Milena je bila na prvom i na trećem WW-u, i mislim da će zauvijek ostati ambasadorica festivala."
Koji trenutak u pripremama vas svaki put podsjeti zašto ste uopće krenule u ovu priču?
"Onaj trenutak kada prostor ispune žene i muškarci koji su došli slušati, dijeliti i otvoreno razgovarati o važnim temama.
Tada Women’s Weekend prestaje biti projekt i postaje susret.
Vidjeti sve te ljude na jednom mjestu – kako razmjenjuju iskustva, propituju, smiju se i nastavljaju razgovore i izvan pozornice – podsjeti nas zašto smo uopće krenule u ovu priču."
U ovom trenutku iza kulisa još se provjeravaju rasporedi, dolasci i posljednji tehnički detalji. Lista zadataka možda nije kraća nego jučer, ali fokus je jasniji nego ikad.
Za nekoliko sati sve to prestaje biti priprema.
Dvorane će se ispuniti razgovorima, pitanja će početi stizati iz publike, a teme koje se otvore na pozornici često će se nastaviti i u hodnicima, uz kafu i spontana poznanstva.
Tada Women’s Weekend prestaje biti organizacijski projekt i postaje ono zbog čega je i pokrenut, mjesto susreta, ideja i razgovora koji se nastavljaju i nakon što se svjetla na pozornici ugase.
Foto: Women’s Weekend
Autorica & vizualni dizajn članka: Ilda Lihić-Isović
