7 najčešćih grešaka koje ponavljamo u pisanju e-maila

Dnevno dobivamo i do stotine emailova, kako na privatnim računima, tako i na poslovnim računima. Sa svakim novim tonom na našem telefonu koji nas upozorava da nam je stigao novi email, vrlo brzo radimo selekciju – pročitati odmah, ostaviti za kasnije ili izbrisati. A nakon što otvorimo email, selekcija ide jednako brzo, odgovoriti odmah, ostaviti za kasnije ili izbrisati. Preglednost sadržaja, direktnost, jasne smjernice i rokovi su osnova svakog pomno osmišljenog emaila koji će uistinu primaoca motivirati na akciju.

Zbog toga smo u nastavku pobrojali neke od najčešćih pogrešaka koje ponavljamo u ispisivanju naše elektronske pošte.

#Subjekt emaila mora biti jasan
Jasan i precizan – budući da je to način na koji osoba koja dobiva email selektira sadržaj. U subjektu emaila nipošto nemojte stavljati pozdrave ili dozvoliti da vaš email počinje u subjektu s FW. Vodite se time da osoba koja dobiva email kroz subjekt emaila treba odmah postati zainteresirana za prijedlog koji joj šaljete.

#Previše informacija
Ukoliko ste se pitali kako treba izgledati vaš email, vodite se člankom u novinama.
Dakle, suhoparni redovi teksta nikome nisu zanimljivi i teško ih je pratiti. Radije u emailovima koji trebaju biti duži, važne dijelove teksta boldirajte ili istaknite jedan paragraf.

#Niste konkretni s vašim upitima
Ako želite da vaš sugovornik poduzme neku radnju, morate mu dati jasne instrukcije o njegovoj radnji i učiniti ih što jednostavnijim. Dakle, budite direktni sa vašim željama i kako se one mogu ostvariti. Pišite bez pretjeranog uljepšavanja vašeg zahtjeva.

#Vaš email je nepotreban
Prije nego krenete pisati email, zapitajte se možete li vašem sugovorniku tu informaciju priopćiti na drugi način ili nešto kasnije, na sastanku tima, tijekom naredne pauze ili na konferenciji naredni tjedan. Ako je odgovor da, onda vjerojatno nema potrebe za pisanjem vašeg emaila.

#Ne postoji istaknuta vrijednost u vašem emailu
Dakle, ako šaljete isključivo informativni email, velika je vjerojatnost da ga primatelj uopće ne želi/ne treba pročitati. Uvijek pazite da vaš email ima konstrukciju koja daje odgovor na pitanja kome šaljete email, zašto, kako se vaša ideja ili prijedlog može realizirati i u kojem roku.

#Imate pravopisne i/ili gramatičke pogreške
Ukoliko vaš email vama nije toliko važan da par puta provjerite točnost riječi koje ste napisali, onda će ga i primatelj označiti kao manje važnog.

#Nemate pravilno određen vremenski rok
Uvijek imate na umu da su danas gotovo svima rasporedi jako popunjeni. Ukoliko želite s nekim dogovoriti Skype razgovor ili ga tražite pomoć, pazite da vaš email na njihovu adresu dođe par dana ili tjedan dana ranije, kako bi obje strane mogle što kvalitetnije organizirati svoje vrijeme.

Foto: mydomaine.com